Komunikasi Bisnis “PRESENTASI BISNIS”

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, berkat karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah mata kuliah Komunikasi Bisnis ini.

Makalah ini disusun dengan tujuan untuk melengkapi Tugas Softskill Makalah Komunikasi Bisnis dengan materi “Presentasi Bisnis”. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk memambah pengetahuan mengenai presentasi bisnis tersebut.

Penulis mengharapkan kritik dan saran dari Dosen Komunikasi Bisnis serta rekan Mahasiswa agar makalah ini lebih baik ke depannya. Semoga makalah ini dapat digunakan sesuai dengan keperluan.

Bekasi, Mei 2016

Penulis

                                                                          

DAFTAR ISI

Kata Pengantar                                                                                                                            i     

Daftar isi                                                                                                                                     ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang                                                                                                          1

1.2  Rumusan Masalah                                                                                                     1

1.3  Tujuan Penulisan                                                                                                       1

BAB II PEMBAHASAN

2.1  Tujuan Presentasi Bisnis                                                                                           2

2.2  Contoh Presentasi Bisnis Mengenai Sebuah Produk                                              10

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan                                                                                                             12

3.2 Saran                                                                                                                       12                                                                                         

DAFTAR PUSTAKA                                                                                                              13

A.     Tujuan Presentasi Bisnis

a.       Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens

Salah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah menyampaikan atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens (audience).  Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens.  Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasa nya sulit dipahami.

b.      Menghibur Audiens

Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk menghibur (entertain) audiens.  Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi  bisnis sorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana.  Namun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.

Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus mengubah ritme presentasi dan kapan harus memesukkan humor-humor penyegar suasana.  Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.

c.       Menyentuh Emosi Aaudiens

Selain memmberi informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens.  Seorang pembicara yang berpengalaman tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens.

Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens.  Sebagai contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara.

d.      Memotivasi Audiens untuk Bertindak

Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara.  Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi.  Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi.  Sebagai contoh, pembicara menghibau para karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan sejenisnya.  Pendek kata, bagaimana seorang pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.

B.      Persiapan Presentasi Bisnis

a.      Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.  Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.  Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.      Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga  penting adalah  bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat bantu  presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.

c.       Menganalisis Audiens

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

d.      Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis.

Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan lokasi tersebut.  Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.

C.      Alat bantu Presentasi

a.       Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)

merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini  alat bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi

b.      Flip Charts

adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.

c.       Transparansi overhead project

nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang  cukup populer bagi para pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.

d.      Papan tulis elektronik

Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul  bagian bersih yang baru dan seterusnya.

e.       Video cassete recorder (vcr)

Video cassete recorder (perekam kaset video)  dapat digunakan sebagai sarana  untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai  program pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset  video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM

f.       PANEL LCD

Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak  seperti  layar komputer  biasa yang menayangkan data atau gambar.

g.      Proyektor LCD

Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya  , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping

Proyektor LCD  ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer) .

D.     Analisis Audiens

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :

1.   Siapa audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan  kepada siapa seseorang itu berbicara.

2.   Apa yang diinginkan audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.   Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.

4.   Kapan melakukan persentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).

5.   Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.

6.   Bagaimana melakukan persentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

E.      Analisis Bahasa Tubuh

Gerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh/body language) yang dilakakukan oleh si pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi non verbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan presentasi antara lain :

·      Ekspresi wajah

Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat member arti senang, sedih, cemberut atau marah. Wajah dapat mengungkapkan emosi dirinya dengan polos, apa adanya tanpa harus ditutup-tutupi. Oleh karena itu, pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan atau kemarahan terhadap sesuatu.

·      Senyuman

Dalam presentasi bisnis senyum yang polos,tulus dan tidak dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan audiens. Para pelamar kerja yang tersenyum pada saat wawancara kerja lebih memiliki peluang untuk diterima daripada pelamar yang selalu menampakkan raut muka yang cemberut karena suasana kerja yang baik akan dapat terwujud jika para karyawannya tersenyum.

·      Kontak Mata

Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri profesionalitas pembicara. Pada menit-menit  pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah para audien dengan baik, jangan memfokuskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata si pembicara keseluruh audiens menunjukkan bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama.

·      Gerakan Tangan

Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertentu. Gerakan tangan yang dilakukan pembicara saat melakukan presentasi bisnis bermacam-macam sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Misalnya, pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran atau keterbukaan, tangan mengepal seraya diangkat keatas untuk menunjukkan suatu ketegasan atau kebulatan suatu ide,memasukkan tangan ke dalam saku untuk menunjukkan tidak yakin atau terlalu santai.

·      Gerakan Bahu

Gerakan bahu pembicara dalam melakukan presentasi bisnis untuk menunjukkan kepercayaan diri atau menyerah. Gerakan bahutegak yang diiringi dengan kepala keatas menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya diri atau siap untuk tampil. Sedangkan bahu yang terkulai yang diikuti dengan kepala menunduk menunjukkan suatu sikap yang kurang bergairah dan tidak siap atau menyerah.

·      Gerakan kepala

Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap setuju atau menolak sesuatu. Misalnya, pembicara menganggukkan kepala untuk menunjukkan sikap setuju atau mengiyakan sesuatu. Sebaliknya, pembicara yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap tidak setuju atau menolak sesuatu.

·      Cara Berdiri

Berdiri dalam melakukan presentasi bisnis merupakan hal yang positif terutama karena posisi seseorang Nampak menjadi lebih tinggi dan mempermudah gerak pernapasan. Cara pembicara berdiri dihadapan audiens merupakan salah satu factor yang sangat menentukan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan sedikit kedepan, bukalah kedua tangan dan jangan membungkuk.

F.       Peninjauan Lokasi

Peninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu factor yang perlu dipertimbangkan sebelum melakukan presentasi bisnis. Seringkali, pembicara memasuki ruang presentasi bisnis tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini dapat menggangu kelancaran presentasi bisnis tersebut. Misalnya, penyediaan sound system termasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat bantu visual presentasi bisnis, seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR. Mengingat berbagai macam alat bantu presentasi bisnis memiliki merek yang berbeda-beda, posisi/letak tombol untuk menghidupkan dan mematikan atau tombol untuk memfokuskan gambar dan lain-lain juga berbeda.

Disamping mengetahui posisis alat bantu presentasi bisnis, peninjauan lokasi juga mencangkup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber-AC atau tidak, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor dan sejenisnya.

G.  Percaya Diri

Salah satu factor yang menyebabkan keberhasilan presentasi bisnis adalah adanya factor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada presantasi bisnis yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang diinginkan.

Ketidakpercayaan diri seseorang diekspresikan dengan berbagai sikap atau perilaku sebagai berikut:

·      Gemetar

Tangan dan lutut yang gemetar bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan  suatu proses bomeostatik dari badan yang membuang  kelebihan energi. Gunakan kelebihan energy tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens.

·      Bicara Terputus-putus

Jika saat persentasi bisnis seseorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perahan-lahan, sambil melihat catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan.

·      Mulut Kering

Jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung.

·      Tenggorokkan Tersumbat

Apabila seseorang pembicara yang melakukan persentase bisnis tiba-tiba tengorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tengorokan dan tarik udara masuk lewat hidung.

·      Tersenggal-senggal

Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentase bisnis, tiba-tiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan cemas, tundukkan kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatlah lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendorkan bahu, tarik napas dalam-dalam kebagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.

Resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri :

•         Tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua audiens jangan menunduk malu berbanggalah.

•         Mulailah perlahan-lahan, dengan punggung dan dagu tegak.

•         Bukalah persentasi anda dengan mengatakan sesuatu dengan sungguh-sungguh.

•         Mengetahui bahwa anda lebih tahu tentang topik tersebut dari pada para pendengar anda.

•         Pakailah pakaian anda yang terbaik.

•         Yang terpenting hiasi wajah anda dengan senyuman.

H.     Berlatih Presentasi Bisnis

Agar presentasi bisnis yang dilkukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:

1.      Identifikasi Audiens

Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis adalah mengidentifikasi siapamaudiens Anda. Audiens Anda bias saa dari kalangan manajer (pemasaran, produksi, keuangan, personalia), kepala departemen, supervior, atau karyawan.

2.      Menyiapkan pokok-pokok pikiran

Selain menganalisis siapa audiensnya, maka langkah berikutnya yang perlu diperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam suatu prentasi bisnis. Dalam hal ini, yang perlu di sampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.

3.      Menulis teks lengkap

Apabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis sudah disiapkan, maka langkah selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan pokok-pokok pikiran tersebut menjadi lebih rinci, sehingga enjadi suatu nakah/teks yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya. Namun demikian, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyampaikan materi tersebut kepada audiens dengan cara-cara yang menarik dan tidak membosankan.

4.      Menyiapkan rangkuman ke dalam sub-subjudul

Selain menyiapkan teks lengkap, cara lain yang bias dilakukan adaah membuat semacam outline atau rangkuman naskah secara garis besarnya. Dalam rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat dikembangkan sampai pada sub-subjudul. Cara ini dapat dilakukan bila pembicara termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam menghadapi public, jadi bukanlah sebagai pemula atau masih traf belajar.

5.      Menulis ke dalam kerts ukuran kartu pos

Cara yang terakhir ini dalam mempersiapkan presntasi bisnis yaitu dengan cara menuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran kartu pos. hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan audiens. Cara ini merupakan cara yang paling praktis, sederhana, dan terkesan bersifat informal.